Mandat
Changer de fiduciaire à Genève sans tout bloquer : la checklist
Le bon moment pour changer de fiduciaire est juste après un bouclement : l'exercice est clos, déposé, et le repreneur part de soldes validés. Il faut récupérer huit documents et quatre accès, et prévoir deux à six semaines entre la décision et le premier travail effectif du nouveau cabinet. Le préavis de résiliation est celui du contrat, souvent court, parfois immédiat.
En bref
- Meilleur moment : après un bouclement. À éviter absolument entre mars et mai, en janvier, et à moins de trois semaines d'un décompte TVA.
- Vos pièces comptables vous appartiennent et doivent vous être restituées ; les feuilles de travail internes du mandataire, non.
- Coût de reprise : 500 à 1 500 francs pour un dossier propre, bien davantage si des exercices sont ouverts.
- Le point de friction le plus fréquent n'est pas la mauvaise volonté, ce sont les accès aux portails des administrations.
Le bon moment, et les trois mauvais
Un transfert se juge à la qualité du point de départ. Reprendre un dossier dont l'exercice précédent est bouclé, révisé s'il doit l'être et déposé auprès du fisc, c'est partir d'une base arrêtée. Reprendre une comptabilité interrompue au milieu d'un exercice, c'est hériter d'écritures qu'on n'a pas passées et devoir les comprendre avant de pouvoir les continuer.
Trois périodes concentrent les ennuis. De mars à mai, tout le monde boucle en même temps : l'ancien cabinet n'a pas le temps de préparer un dossier de transfert, le nouveau n'a pas le temps de le digérer. En janvier, les certificats de salaire et les décomptes annuels aux caisses tombent tous ensemble, et une paie transférée en cours de route produit des décomptes incohérents. Et à moins de trois semaines d'une échéance TVA, plus personne ne sait qui dépose le décompte — c'est ainsi qu'on écope d'une taxation par estimation.
Ce qu'il faut récupérer
La liste est courte mais chaque ligne compte. Un dossier incomplet se paie en heures de reconstitution, facturées par le repreneur.
- Le dernier bilan et le dernier compte de résultat, signés, avec l'annexe.
- La balance générale de clôture, et la justification de chaque compte de bilan — c'est le document le plus souvent manquant, et le plus utile.
- Le grand livre de l'exercice en cours, jusqu'à la dernière écriture passée.
- Le tableau des amortissements et le dernier inventaire daté.
- Les décomptes TVA déposés avec leurs accusés de réception, et le détail des corrections éventuelles.
- Les décomptes annuels AVS, assurance accidents et allocations familiales, ainsi que les certificats de salaire délivrés.
- Les taxations reçues, et les réclamations en cours s'il y en a.
- Les contrats qui engagent l'entreprise : bail, leasings, emprunts, conventions entre associés.
Sur le plan juridique, la position est claire pour l'essentiel : vos pièces et vos livres vous appartiennent, et le mandataire doit les rendre. Il ne peut pas les garder pour faire pression sur une facture contestée. Ce qu'il n'a pas à vous remettre, ce sont ses notes de travail, ses analyses internes et son paramétrage logiciel. La frontière passe entre le document comptable et le travail intellectuel qui l'a produit.
Les quatre accès, le vrai point de friction
Ce n'est presque jamais la mauvaise volonté qui retarde un transfert, ce sont les procurations. Quatre accès doivent changer de main, et chacun suit sa propre procédure.
| Interlocuteur | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Administration fédérale des contributions, TVA | Nouvelle procuration, révocation de l'ancienne |
| Caisse de compensation AVS | Changement de mandataire annoncé par écrit |
| Institution de prévoyance et assurance accidents | Mise à jour du correspondant pour les décomptes |
| Administration fiscale cantonale | Nouvelle procuration pour la correspondance et les délais |
Tant que la révocation de l'ancienne procuration n'est pas enregistrée, la correspondance continue de partir chez l'ancien cabinet. C'est comme cela qu'une taxation arrive, que le délai de réclamation de trente jours court, et que personne ne s'en aperçoit.
Le calendrier d'un transfert
| Moment | Ce qui se passe |
|---|---|
| Semaine 0 | Le nouveau cabinet examine les deux derniers bouclements et chiffre la reprise. C'est aussi le moment de vérifier le préavis du contrat en cours. |
| Semaine 1 | Résiliation écrite, demande de dossier de transfert, signature des nouvelles procurations. |
| Semaines 2 à 4 | Remise des pièces, reprise et raccordement des soldes d'ouverture, enregistrement des procurations auprès des quatre interlocuteurs. |
| Semaines 4 à 6 | Première échéance traitée par le nouveau cabinet. Les accès sont en place, le dossier tourne. |
Quand les soldes ne se raccordent pas
Cela arrive plus souvent qu'on ne l'imagine, et ce n'est pas toujours une faute : un compte d'attente jamais soldé, des charges à payer estimées sans justification, un compte courant d'associé dont personne ne retrouve l'origine. Le repreneur a alors deux options. Reprendre le solde tel quel en le documentant comme non justifié, ce qui reporte le problème au bouclement suivant. Ou le reconstituer, ce qui coûte des heures mais referme le dossier.
Le choix dépend du montant et de l'échéance de révision. Un écart de deux cents francs se passe par le résultat ; un compte courant d'associé de quarante mille francs sans pièce ne passe pas devant un réviseur, et il vaut mieux le traiter avant qu'il ne le soulève.
Les signaux qui justifient de partir
Le tarif est rarement la bonne raison. Quatre signaux, eux, sont sérieux : des échéances manquées, même une seule, parce qu'une taxation par estimation se conteste mal ; des questions restées sans réponse plus d'une semaine hors période de clôture ; un bouclement livré au-delà des six mois légaux sans explication ; et une facture qui s'écarte régulièrement du devis sans que le périmètre ait changé.
Le guide de la fiduciaire à Genève reprend les cinq questions à poser avant de signer ailleurs, et l'article sur les prix explique comment rendre deux devis comparables.
Questions fréquentes
Quel est le meilleur moment pour changer de fiduciaire ?
Juste après un bouclement, quand l'exercice précédent est clos, déposé et que le suivant vient de commencer. Le repreneur part alors de soldes arrêtés et validés plutôt que d'une comptabilité à moitié faite. Les trois pires moments sont la période de clôture entre mars et mai, les trois semaines qui précèdent un décompte TVA, et le mois de janvier, occupé par les certificats de salaire et les décomptes annuels.
L’ancienne fiduciaire peut-elle retenir mes documents comptables ?
Non pour vos pièces. Les justificatifs, les livres et les comptes vous appartiennent, et le mandataire a l'obligation de les restituer ; il ne peut pas en faire un levier de négociation sur des honoraires contestés. En revanche, ses propres travaux préparatoires, ses feuilles de travail internes et le paramétrage de son logiciel ne vous sont pas dus. C'est la nuance qui explique la plupart des blocages.
Changer de fiduciaire coûte-t-il quelque chose ?
Le transfert en lui-même, non. Ce qui se facture, c'est la reprise : vérifier et raccorder les soldes d'ouverture, reconstituer la justification des comptes de bilan, ouvrir les accès auprès des administrations. Comptez 500 à 1 500 francs pour un dossier propre, beaucoup plus si des exercices sont ouverts. Un cabinet qui annonce une reprise gratuite sans avoir vu les comptes la facturera autrement.