Comptabilité simplifiée ou partie double : ce que dit le code des obligations

Le chiffre de 500 000 francs circule beaucoup, souvent mal compris. Il ne dit pas à partir de quand il faut « faire de la comptabilité » : l'obligation existe dès le premier jour d'activité. Il dit seulement quelle forme cette comptabilité doit prendre.

Deux régimes, une seule obligation

Le code des obligations impose à toute entreprise de tenir des comptes. La différence porte sur l'exigence de forme. Les raisons individuelles et les sociétés de personnes qui ont réalisé moins de 500 000 francs de chiffre d'affaires lors du dernier exercice peuvent se contenter d'une comptabilité des recettes et des dépenses, complétée par l'état du patrimoine. Au-delà, elles passent à la comptabilité en partie double, avec bilan, compte de résultat et annexe.

Les personnes morales n'ont pas ce choix. Une Sàrl qui facture 30 000 francs sa première année tient déjà une comptabilité complète. Le seuil ne la concerne pas.

Partie simple, super simplifiée, recettes-dépenses : le même régime

Le vocabulaire est un obstacle avant même d'arriver au fond. Quatre expressions circulent et désignent exactement la même chose. On parle de comptabilité en partie simple par opposition à la partie double, de comptabilité super simplifiée dans le vocabulaire des fiduciaires et des caisses de compensation, de comptabilité des recettes et des dépenses quand on reprend la formulation du code des obligations, et de Milchbüchleinrechnung outre-Sarine.

Seule la troisième a une valeur juridique. Les autres sont des raccourcis d'usage, et « super simplifiée » est de loin le plus trompeur : il laisse entendre une dispense d'exigences qui n'existe nulle part dans la loi. Si vous cherchiez l'une de ces expressions, vous êtes au bon endroit — et le régime qu'elles recouvrent fait l'objet d'un guide dédié avec une année complète en chiffres.

Ce que « simplifié » veut dire, exactement

Le terme induit en erreur. Une comptabilité des recettes et des dépenses n'est pas un relevé bancaire annoté, et encore moins un tableur rempli en avril. Elle doit présenter les entrées et les sorties de manière complète et vérifiable, montrer l'état du patrimoine à la clôture, et s'appuyer sur des pièces justificatives conservées.

Les principes de régularité s'appliquent intégralement : enregistrement complet, chronologique et systématique des opérations, pièce justificative pour chaque écriture, clarté, traçabilité. La durée de conservation est la même que pour une comptabilité complète, soit dix ans à compter de la fin de l'exercice.

Simplifié ne veut pas dire approximatif. Cela veut dire moins de comptes, pas moins de rigueur.

Franchir le seuil

Le franchissement se constate sur l'exercice écoulé. Une raison individuelle qui atteint 540 000 francs en 2026 tiendra sa comptabilité en partie double pour l'exercice 2027. Cela laisse quelques mois pour ouvrir un plan comptable correct, saisir les soldes d'ouverture et, souvent, changer d'outil.

Le passage a des effets qui vont au-delà de la présentation. Les délimitations, les provisions et les amortissements deviennent visibles et arbitrables, ce qui modifie le résultat imposable de l'exercice. Une année de transition mal préparée fait apparaître un résultat artificiellement élevé, et l'impôt qui va avec.

Deux cas concrets, autour du seuil

Les chiffres abstraits ne disent pas grand-chose. Voici deux situations qui reviennent chaque année, de part et d'autre de la barre.

Un indépendant à 380 000 francs

Menuisier établi à Carouge, raison individuelle, 380 000 francs de chiffre d'affaires, un apprenti. Il est largement sous le seuil : la partie simple lui reste ouverte, et il la pratique depuis sept ans. Sur le papier, tout va bien.

En pratique, trois choses le gênent. Il a 45 000 francs de factures émises non encaissées au 31 décembre, qui n'apparaissent nulle part dans ses comptes : son résultat ignore douze pour cent de son activité. Il détient une camionnette et des machines pour 60 000 francs, dont la valeur résiduelle ne figure que dans son état du patrimoine, sans tableau d'amortissement opposable. Et sa banque, sollicitée pour un crédit de 80 000 francs, lui a demandé un bilan qu'il ne peut pas produire.

Aucune obligation légale ne lui impose de changer. Le bon sens, si : à ce niveau d'activité, avec des créances, un stock de matières et des actifs immobilisés, la partie simple ne décrit plus son entreprise. Il y est passé volontairement pour l'exercice suivant.

Une Sàrl qui approche les 500 000 francs

Le cas est plus intéressant qu'il n'y paraît, parce qu'il n'existe pas. Une Sàrl tient une comptabilité en partie double dès son premier franc de chiffre d'affaires : le seuil des 500 000 francs ne la concerne à aucun moment. C'est la confusion la plus fréquente au téléphone, et elle vient du fait que le chiffre circule sans sa condition d'application.

La question pertinente pour une Sàrl qui approche du demi-million est ailleurs. À 480 000 francs de chiffre d'affaires, elle a déjà franchi le seuil de TVA des 100 000 francs depuis longtemps, elle emploie probablement assez de monde pour que l'opting-out de révision se discute, et son bilan commence à intéresser une banque. Trois sujets, aucun lié au seuil des 500 000 francs. Le guide de la fiduciaire à Genève les replace côte à côte.

Trois bonnes raisons d'y passer avant

Beaucoup d'indépendants adoptent la partie double bien avant d'y être tenus, et rarement par goût du formalisme.

La première raison est bancaire. Un établissement qui étudie un crédit ou une hypothèque demande un bilan. Un état des recettes et des dépenses ne donne ni le niveau d'endettement, ni les fonds propres, ni la structure du besoin en fonds de roulement. Le dossier prend du retard, ou passe à côté.

La deuxième est fiscale. Sans bilan, la séparation entre le patrimoine privé et l'actif professionnel repose sur des explications plutôt que sur des comptes. C'est exactement le terrain sur lequel une reprise se discute mal, en particulier pour un véhicule, un local ou du matériel.

La troisième est simplement pratique. Une comptabilité complète permet de savoir où en est l'entreprise en cours d'année : ce que doivent les clients, ce que l'on doit aux fournisseurs, ce qui reste réellement disponible. Le solde bancaire ne répond à aucune de ces questions.

Le minimum à mettre en place

Quel que soit le régime, quatre choses suffisent à tenir une comptabilité qui passe sans discussion. Un compte bancaire strictement professionnel, séparé du compte privé. Un classement des pièces par mois, numérisé à réception. Un enregistrement au fil de l'eau plutôt qu'un rattrapage trimestriel. Et un archivage qui tiendra dix ans, ce qui exclut les tickets thermiques laissés dans une boîte.

Le reste relève de l'outil, et l'outil compte moins qu'on ne le dit. Un logiciel bien tenu et un classeur bien tenu donnent le même résultat au bouclement ; c'est la régularité qui fait la différence, pas la licence.

Pour le détail du régime applicable à votre structure, voir la page tenue de comptabilité, ou la FAQ comptabilité. Le franchissement se constatant sur l'exercice écoulé, l'année où l'on dépasse est celle où l'on prépare, pas celle où l'on bascule.